Dalam hal komunikasi email dan kantor, hanya sedikit aplikasi yang familiar seperti Microsoft Outlook. Dari bisnis kecil dan kontraktor independen hingga perusahaan besar, Outlook adalah komponen tepercaya yang diandalkan untuk berbagai transaksi harian. Dan karena sering menjadi standar dengan banyak komputer sebagai bagian dari Sistem Operasi Microsoft, banyak orang juga menggunakannya untuk tugas-tugas pribadi.
Bagi banyak pengguna, Outlook identik dengan email. Namun, program ini menawarkan cara bermain demo slot fitur tambahan, seperti Kalender Outlook, yang dapat membantu mengatur jadwal, acara, rapat, dan aktivitas lainnya, baik pribadi maupun profesional. Ini adalah alat yang efektif untuk komunikasi di kantor dan bisnis-ke-bisnis, karena menawarkan pengguna kemampuan untuk membuat, mengelola, dan mengundang individu ke rapat dan acara. Itu juga dapat disinkronkan dengan perangkat seluler dan teknologi lainnya, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya saat jauh dari komputer pribadi atau laptopnya.
Karena fungsinya, beberapa bisnis kecil dan organisasi mengandalkan Kalender Outlook untuk kebutuhan penjadwalan janji temu dan reservasi mereka. Dalam kasus tertentu, hanya itu yang dibutuhkan. Namun dalam kebanyakan keadaan, itu tidak menyediakan fitur lengkap yang diperlukan untuk mengotomatisasi dan merampingkan penjadwalan untuk pelanggan, pasien, dan siswa mereka. Untuk tugas-tugas penting ini, solusinya adalah perangkat lunak penjadwalan berbasis web.
BAGAIMANA PERBEDAAN OUTLOOK CALENDAR DENGAN PERANGKAT LUNAK PENJADWALAN JADWAL ONLINE
Salah satu perbedaan paling jelas antara perangkat lunak penjadwalan janji temu berbasis web dan Kalender Outlook adalah desainnya. Meskipun digunakan untuk berbagai tujuan yang berbeda, Outlook berfungsi paling baik dalam lingkungan antar-kantor atau bisnis-ke-bisnis di mana sebagian besar komunikasi dan tugas yang dilakukan adalah antara staf, kontraktor, konsultan, dan individu lain yang berafiliasi dengan operasi. Itu memberi administrator kalender kemampuan untuk berbagi, mengirim, dan bahkan menerbitkan kalender secara online. Dalam kasus berbagi kalender, izin untuk mengakses kalender diperlukan.
Karena ini adalah kalender, beberapa pemilik, operator, dan staf menggunakannya untuk layanan penjadwalan dan untuk memesan reservasi. Ada beberapa metode yang dapat mereka terapkan: sebagai penjadwal internal, di mana mereka terus mengambil janji dan reservasi melalui telepon dan kemudian memasukkannya secara manual ke Kalender Outlook; e-mail kalender ke pelanggan, pasien atau siswa untuk melihat ketersediaan dan memilih waktu janji nya; dan mengizinkan klien untuk mengakses kalender mereka dan memesan janji temu mereka, yang memerlukan antarmuka Microsoft Exchange (dan juga dapat menimbulkan masalah keamanan yang signifikan).
Meskipun lebih efisien daripada buku dan pena janji temu kertas, fungsi intinya sebagai kalender internal dapat menimbulkan masalah bagi bisnis dan organisasi yang ingin mengotomatisasi dan meningkatkan prosedur penjadwalan janji temu mereka. Ini terutama benar jika pemilik, administrator, atau staf ingin menawarkan penjadwalan mandiri kepada pelanggan menggunakan Kalender Outlook.
Faktor yang berkontribusi untuk ini termasuk:
• Konektivitas, Aksesibilitas dan Keamanan. Untuk berinteraksi dengan pelanggan, kedua belah pihak harus memiliki koneksi Outlook Exchange. Ini berbeda dari perangkat lunak penjadwalan janji online, yang diakses oleh pelanggan, pasien, dan siswa dari situs Web. Koneksi Outlook Exchange menghadirkan banyak tantangan, termasuk masalah keamanan dengan mengizinkan akses dan membatasi jumlah klien yang dapat menggunakan sistem, terutama yang tidak menggunakan Outlook. Selain itu, akses ke Kalender Outlook akan memberi pelanggan tampilan tidak hanya layanan bisnis atau organisasi, tetapi juga item pribadi, jika operasi tidak membuat kalender “khusus layanan” yang terpisah.
• Penjadwalan “Aturan”. Seperti kalender elektronik lainnya dan aplikasi serupa yang tidak dirancang untuk penjadwalan pelanggan, pasien, dan siswa, operator bisnis dan organisasi dapat mengalami kesulitan saat mencoba memblokir waktu, mengatur hari buka dan tutup, dan membatasi jumlah janji temu per slot waktu, hari atau waktu. Bisnis dan organisasi harus memiliki kemampuan untuk mengontrol dan menyesuaikan setiap hari dari kalender janji temunya.
• Penampilan. Kalender Outlook menawarkan beberapa opsi kepada pengguna untuk menyesuaikan tampilannya. Dan pelanggan, klien, pasien, dan pelajar akan segera mengetahui bahwa apa yang mereka lihat adalah kalender kantor elektronik (jika bisnis atau organisasi mengirim kalender melalui email atau mengizinkan akses ke kalender tersebut). Ini dapat menyampaikan citra operasi yang kurang profesional.
APA PERANGKAT LUNAK PENJADWALAN JADWAL ONLINE YANG TIDAK DITAWARKAN OUTLOOK
Sebagian besar program penjadwalan janji online adalah apa yang dikenal sebagai Software as a Service (SaaS), aplikasi berbasis Web yang menyediakan fungsionalitas yang tidak tersedia di Kalender Outlook. Digunakan oleh bisnis dan organisasi besar dan kecil, penyedia layanan penjadwalan biasanya mengenakan biaya yang kecil untuk menggunakan perangkat lunak. Dan mereka dapat diakses dengan cara yang sama seperti perbankan online dan email. Pengguna dapat mengatur dan mengelola akun dan penjadwal mereka hanya dengan masuk dengan nama pengguna dan kata sandi.
Karena penjadwalan janji temu dan reservasi adalah dasar bagi sebagian besar penjadwal online, mereka umumnya unggul dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik klien mereka. Fungsionalitas yang ditemukan di sebagian besar aplikasi janji temu online meliputi:
• Penjadwalan mandiri online yang aman dan efisien. Klien, pelanggan, pasien, dan pelajar dapat memesan dan mengelola janji temu mereka sendiri secara online dalam pengaturan aman yang dikhususkan untuk janji temu dan reservasi. Meskipun beberapa penjadwal mengizinkan pengguna untuk memposting informasi pribadi, mereka biasanya mengizinkan mereka untuk memblokirnya juga dan hanya menampilkan informasi yang relevan dengan pelanggan, pasien, atau siswa.
Selain item di atas, penyedia perangkat lunak juga dapat menawarkan fitur tambahan yang tidak tersedia di Outlook, seperti paket, yang memungkinkan perusahaan menggabungkan banyak janji temu dan layanan; pengingat pelanggan berulang yang dikirim setelah jumlah hari tertentu telah berlalu sejak janji temu terakhir seseorang; dan pengingat pesan teks, yang dapat berdampak lebih besar pada jumlah “tidak hadir” daripada pengingat email.
Seperti aplikasi perangkat lunak non-penjadwal lainnya yang memungkinkan pengguna untuk membuat janji temu dan reservasi, Kalender Outlook menawarkan fungsionalitas dasar, biasanya internal. Ini bisa menjadi alat yang hebat untuk pengaturan janji bisnis-ke-bisnis dan kantor-ke-kantor. Namun, itu tidak memiliki fungsionalitas penting untuk membuatnya sesuai untuk bisnis yang ingin mengotomatisasi dan meningkatkan prosedur penjadwalannya. Untuk tujuan ini, perangkat lunak penjadwalan janji temu online adalah pilihan yang lebih baik.
